兰州市信访局办理群众来信工作规则(试行)
为了规范办理群众来信工作，恰当处理群众来信，根据《信访条例》、《甘肃省信访局办理群众来信工作规则（试行）》的规定，结合办理群众来信工作实际，制定本规则。
一、工作职责和受信范围
市信访局负责办理国内公民、法人和其他组织及境外人士给市委、市政府及其领导同志的来信；办理省信访局、其它上级机关以及其它省市转来的信件。向领导同志提供群众来信反映的重要信息，交办督办重要来信事项，通报来信情况，办理有关信访事项。
群众写给本局负责同志的来信，经本人拆阅后交给办信工作人员办理的，按办理群众来信的程序和原则办理。
本规则所称“来信”，包括信件、电报、电子邮件、传真、贺卡、汇款单、包裹单等。
二、办信工作原则和重点
办理群众来信工作必须坚持“属地管理、分级负责，谁主管、谁负责”；突出重点，兼顾一般，注重时效的原则。
对情况紧急、时限性强的群众来信，要按“急事急办”原则，采取电话、传真等方式及时通报有关单位或部门办理，需要转送原信的,并将来信函转承办部门或单位。
办信工作的重点是：向领导同志提供群众来信反映的有重要参考价值的信息，为领导同志科学民主决策服务；交办、转送来信提出的事项，督促检查重要来信事项的处理，为群众解决实际困难和问题；及时通报可能引发群体性事件的来信情况，促使将有可能引发群体性事件的倾向性、苗头性问题解决在基层和萌芽状态，预防和化解矛盾。
三、办信工作程序
(一)来信签收
对来信应消毒后处理。对送来的电报和特快专递，相关工作人员必须及时签收拆阅，有紧急事项的应及时妥善处理。
群众寄来的汇款、包裹，办信工作人员要按规定处理。
(二)来信启封、装订及盖章
办信工作人员要严格按照受信范围处理群众来信，确保不误拆。启封时应注意保持邮票、邮戳、邮编、地址及信封内材料的完整。启封后，按主件、附件、信封顺序装订整齐。装订位置应便于翻阅。在来信首页右上角空白处加盖当日收信专用戳记，戳记印迹要端正、清晰。
(三)原信登记
办信工作人员要严格按照办信工作要求，及时登记原信基本情况，确保基本数据准确、完整。来信内容摘要应简明扼要，并区别不同情况有详有略，详略得当。
对拟呈送领导同志或交办的反映重要情况、提出重要意见建议的来信，内容摘要应相对详细，包括意见建议的主要内容，问题发生的时间、地点，涉及的主要单位和人员，来信人的要求及其理由等。
不需要办理的重复信，《信访条例》规定不予受理、不再受理的和内容不清的信，可作简略登记。
(四)基本办理方式
办信工作人员登记原信后，要按照《信访条例》第二十一条规定，区分不同情况，在15日内采取不同方式及时办理。办理群众来信的基本方式有：呈送、交办、转送、通报、留存。
1、呈送。是指报送领导同志阅示。办理方式主要有原件呈送、摘要呈送、综合呈送三种。呈送的来信信息，需要核实而又能够核实的，一般应先核实再呈送。经过核实后呈送的，应把核实的情况和有关意见、建议一并报领导同志参阅。
(1)原件呈送。是指将群众来信原信及附件等直接呈送领导同志。
(2)摘要呈送。是指将群众来信的内容摘要后，附原信一并呈送领导同志。来信摘要可以是单件群众来信的摘要，也可以是多件内容相似的群众来信的综合摘要。
2、交办。交办是指将群众来信提出的信访事项直接交有权处理的行政机关或主管单位办理，并要求承办部门在《信访条例》规定的期限内反馈办理结果。办理方式主要是发函交办。这类来信主要是提出个人诉求，且事实清楚，按政策规定应该解决的。
对来信反映的一些突发、紧急情况，需要及时交有关单位办理的，也可采取电话、电传的方式交办。
3、转送。是指将群众来信提出的信访事项转送有关单位、部门或其负责同志办理。办理方式主要有发函转送、附转送单转送。
(1)发函转送是指将信访事项以发函的方式转送县（区）级信访工作机构、市直有关部门或负责同志办理。
(2)附转送单转送是指将应该由市直有关部门或企业、事业单位、乡（镇）、街道办理的信访事项，以附统一盖有“兰州市信访局办信专用章”的转送单方式直接转送市直有关部门或企业、事业单位、乡（镇）、街道办理。并将转送情况抄送上级主管部门和信访机构。（转送单和抄送单样张参见附件1、附件2）
4、通报来信情况。通报来信情况是指将群众来信情况综合分析后向有关领导同志报告、向地方党委和政府主要负责同志通报。通报材料一般加送县（区）级信访工作机构，有的还可抄送市级有关部门。
5、留存。对已经复核不再受理的来信，不需要办理的重复来信，无参考价值、内容不清的以及其他不需要办理的来信，一般可暂存。并集中存放，定期销毁。
(五)督查督办
1、督查督办工作基本要求。督查督办工作要严格执行《信访条例》和《兰州市信访局督察督办工作规则（试行）》的规定，遵照突出重点、注重时效、确保质量、狠抓落实的指导思想，坚持谁交办、谁督办原则，做到督办事项件件有着落，事事有结果。
2、办信处负责督查督办本处直接向各单位和各部门交办的信访事项。按照《信访条例》规定，信访事项一般应当在60日内办结；情况复杂的，经承办部门或单位负责人批准，可适当延长办理期限，但延长期限不得超过30日。对逾期不能办结的，要求承办部门或单位及时说明理由。承办部门或单位有《信访条例》第三十六条规定情形之一的，应当及时督办，并提出改进建议。
3、督查督办方式。根据督办信访事项的不同情况和工作需要，可以采取电话督办、发函督办、请承办单位来人汇报、派员到有关单位或部门实地督促检查等方式进行督查督办。
根据《兰州市信访局督查督办工作规则(试行)》有关规定，办信处需要移交督查调研处督办的信访事项，要及时提出，经局领导批准后移交督查调研处。
4、交办信访事项反馈办理结果材料的审核和办理。办信工作人员要认真做好反馈材料的登记、审核和送审工作。报送程序不符合要求的，提出改进建议退回重报；处理明显不妥的，提出建议交承办部门或单位继续办理。
(六)群众来信回复
1、回复范围
(1)《信访条例》规定的属于各级人民代表大会以及县级以上各级人民代表大会常务委员会、人民法院、人民检察院职权范围内的信访事项，依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的信访事项均要予以回复。(相关回复函稿样张参见附件3)
(2)反映建议等其他内容来信的回复。来信附有证件、手稿、现金等，在钱物退回的同时，一般应予回复；来信要求查询以前所写信件办理情况的，原则上应予回复；其他需要回复的，也应回复。
2、回复方式。给来信群众回复，可视来信内容和来信人的具体情况，分别采取书面回复、电话回复两种方式。
(七)文稿办理
办信文稿种类有《信访情况》、信访信息和函。
办信文稿编写的基本要求是：符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定；观点鲜明，条理清晰，文字精练，篇幅简短，遣词用字规范；人名、地名、数字、引文准确；使用国家法定计量单位；简称要规范；结构层次序数用法符合规定。
l、《信访情况》编写要求：选题要准，及时反映领导同志关注、群众关心的热点、难点问题；选材要精，要选用内容真实可靠，带有典型性、倾向性、苗头性的材料；忠于来信原意；抓住来信要点，文字简练，力求用最少的文字说清楚问题；篇幅较长的一般应运用导语，导语一般应交待清楚来信人姓名、地址或单位、身份以及受信人的姓名等，提示来信内容；对问题要有研究分析，力争做到有事实、有分析、有建议。另外，多项内容的综合材料应加标题，标题要简短，文题要相符，叙述层次要分明。
2、信访信息的编写要求。选题要准，抓住来信要点，文字简练，力求用最少的文字说清楚问题；
3、函的编写。
(1)交办函的编写要求：一是标题规范，便于查询；二是主送机关名称或主送人姓名要准确；三是正文要交待清楚来信人的姓名、地址或单位，反映的主要问题、建议及诉求等，概括得当，文字简练；四是结尾要说明发函目的，要求承办部门或单位将处理意见与来信人见面，反馈办理结果及来信人对处理的意见（交办函样张参见附件4）。
(2)转送函的编写要求：除不要求承办部门或单位反馈办理结果及来信人对处理的意见外，其他要求同交办函。
(3)督办函的编写要求：首先要交待清楚督办的信访事项，包括原交办函的函号、日期、主要内容等，其次要写明督办原因，提出改进建议。
(4)回复函的编写要求：要严格按照国家的法律、法规、规章和有关政策规定回答和说明问题；要有针对性和说服力，注意效果；要注意保密，不得将不该来信人知道的情况告诉来信人。
(八)审阅审批权限
1、设定审阅审批职责权限的基本原则
(1)行政领导负责制和分级负责的原则。
(2)减少层次、提高效率的原则。
(3)急事急办、特事特办原则。个别情况紧急，或内容涉密、不宜扩大接触范围的、举报副县以上领导干部的来信，办信工作人员可以视情况直接呈分管副局长以至局长审批办理。
2、审阅职责和审批权限
局长，审批内容重要、需要局长审批的信件；签发部分呈报市委常委、副市长和省信访局等上级机关的文稿。
分管副局长，审阅内容重要、需要副局长审阅的信件，审批摘要呈送领导同志的信件，签发部分呈报领导同志的文稿。
处长，审阅呈报领导同志、转送县（区）和市直部门负责同志的信件，审阅、修改呈报领导同志的文稿，签发一般性转送、交办和回复等函稿。审批部分呈报领导的原信。
